מזכיר/ה למערך ביטחון קהילתי ומניעת מצבי סיכון

​

תיאור התפקיד:

• ניהול יומן ראש המחלקה.
• תיאום פגישות, ישיבות ודיונים, תיאום ועדות רבות משתתפים, שריון אולמות ותיאום בין כלל הגורמים.
• נוכחות בוועדות, כתיבת פרוטוקולים והפצתם.
• הזמנת ציוד משרדי, קבלת דואר, הדפסות, סריקות וכדומה.
• סיוע לוגיסטי בוועדות וישיבות המתקיימות במשרד כולל הכנת החדר והגשת כיבוד.
• טיפול בדואר נכנס וניהול מסמכים.
• מענה טלפוני וטיפול בפניות המחלקה.
• טיפול מול מחלקות וגורמים רבים בתוך ומחוץ לרשות.
• עבודה שוטפת מול הרשות לביטחון קהילתי ומול רשת קהילה ופנאי.
• הקלדת מסמכים והכנת מצגות למחלקה.
• איסוף נתונים מכלל הגורמים: שיטור, משטרה, רווחה, חינוך וכד'.
• ניהול אדמיניסטרטיבי לפרויקטים של המחלקה.
• סיוע בהפקת ימי עיון עירוניים ומחלקתיים מול כלל הגורמים.
• תיאום ישיבות צוות המחלקה.      
• תיאום והזמנת הכשרות מקצועיות וסיורים מקצועיים לצוות המחלקה.
• הכנת חומרים למכרזים, ראיונות.
• סיוע לחשבת המחלקה בהזמנות עבודה שוטפות והצעות מחיר.
• עבודה מול אתר העירייה ודוברות העירייה.
• ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרשו ע"י הממונה.
  
  

דרישות התפקיד:

•  12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה או לחילופין תעודת סיום קורס שלטון מקומי.
• שליטה מלאה בתוכנותoffice  (word, excel, outlook).
• ידע וניסיון בבניית מצגות בתוכנת פוטושופ canva+ Photoshop - יתרון.
• ניסיון של שנתיים לפחות בעבודת מזכירות וניהול משרד – ית​רון.
• ידע בתחום ניהול חשבונות ו/או כספים – יתרון.
• כושר ביטוי בכתב ובעל פה ברמה גבוהה.
• יכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות.
• יחסי אנוש מעולים.
• שירותיות גבוהה ויכולת עבודה בצוות.
• יוזמה ויכולת ארגון גבוהה.
• יכולת תעדוף משימות וניהול זמן.
• אסרטיביות.
• בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום, התשכ"ז - 1967 העירייה מוגדרת כ"מפעל חיוני" ועל כן במידת הצורך המועמד שייבחר ישובץ למערך החירום העירוני.

היקף המשרה: 100% משרה

כפיפות: מנהלת מערך ביטחון קהילתי ומניעת מצבי סיכון

דירוג: מנהלי/ מח"ר, טווח דרגות: 7-9/ 37-39​