איך מגייסים מזכירות רפואיות: מודעת דרושים, דרישות וראיון

גופים מובילים כמו שירותי בריאות כללית, מנפאואר ישראל, המרכז הרפואי תל אביב איכילוב והמרכז הרפואי שערי צדק כבר מפרסמים משרות דומות. אתם יכולים ללמוד מהניסוחים שלהם ולשמור על שקיפות מלאה לגבי תנאי ההעסקה ושעות הפעילות במרפאה. שקיפות במודעה חוסכת זמן יקר בסינון קורות חיים מיותרים.

הגדרת דרישות חובה מול יתרון

התאמת הדרישות למציאות בשטח מבטיחה שתקבלו פניות רלוונטיות ממועמדים מתאימים. לפי הנתונים מתוך המודעות הפתוחות, תודעת שירות ויחסי אנוש נדרשים ב-77% מהמשרות, מה שהופך רכיב זה לתנאי בסיס קריטי. שליטה באנגלית מופיעה ב-38% מהמודעות, זמינות למשמרות ב-23%, עבודה בשישי או בסופי שבוע ב-15%, וניסיון קודם נדרש ב-12% בלבד.

הגדירו את תודעת השירות כדרישת חובה שאין להתפשר עליה בכל תהליך גיוס לתפקיד זה. המזכירות שלכם הן הפנים של המרפאה ופוגשות מטופלים במצבי לחץ שונים מדי יום. דרשו יכולת הכלת קהל, סבלנות ויכולת עבודה תחת לחץ גבוה בסביבה ממוחשבת.

התייחסו לניסיון הקודם ולידע בשפות כאל יתרון משמעותי ולא כחסם בלתי עביר. מכיוון שרק חלק קטן מהמודעות דורשות ניסיון קודם, אתם יכולים לגייס מועמדים מוכשרים בלי רקע רפואי ולהכשיר אותם בעצמכם. גישה זו מרחיבה את מעגל המועמדים ומאפשרת לכם למצוא עובדים בעלי מוטיבציה גבוהה.

איתור מועמדים באזורי הביקוש

אתם צריכים לדעת היכן התחרות הגדולה ביותר על כוח אדם מקצועי בתחום המנהל הרפואי. הערים שבהן תמצאו את ריכוז המשרות הגבוה ביותר, לפי הסדר יורד, הן רחובות, פתח תקווה, אשדוד, עפולה, ירושלים וחיפה. בערים אלו תצטרכו להציע תנאים אטרקטיביים כדי לבלוט בין המעסיקים המתחרים על אותם מועמדים.

התאימו את אסטרטגיית הגיוס שלכם למאפיינים המקומיים של כל עיר וסניף. באזורים עמוסים שבהם פועלים מרכזים רפואיים גדולים, המועמדים מודעים לערך שלהם ויכולים להציב דרישות שכר או תנאים נלווים. פרסמו את המשרות בערוצים המקומיים והרלוונטיים ביותר לקהל היעד באותם אזורים.

מעסיקים רבים נעזרים בחברות השמה כמו מנפאואר ישראל כדי לאתר מועמדים איכותיים במהירות. שימוש בשירותי גיוס חיצוניים חוסך לכם משאבים רבים בסינון ראשוני של עשרות קורות חיים. כך אתם פוגשים רק את המועמדים העונים בדיוק על דרישות התפקיד שהגדרתם מראש.

ניהול ראיון עבודה אפקטיבי

בניית שאלות מובנות לראיון העבודה תעזור לכם לבחון את כישוריהם האמיתיים של המועמדים. שאלו על מקרים מאתגרים שבהם נדרשו להתמודד עם מטופלים כועסים או זמני המתנה ארוכים במרפאה. בדקו כיצד הם מנהלים סדרי עדיפויות כאשר הטלפון ממצלצל ויש קהל ממתין בדלפק.

השתמשו בשאלות מצביות כדי לבחון את היכולת של המועמדים לעבוד תחת לחץ זמן אמיתי. בקשו מהם לתאר סיטואציה שבה טעו במערכת הממוחשבת וכיצד תיקנו את הטעות מול המטופל או הרופא. תשובות לשאלות אלו יעידו על רמת האחריות והיושרה המקצועית שלהם.

בדקו את גמישותם המערכתית והתאמתם לשעות הפעילות הנדרשות במרפאה שלכם. ודאו שהם מבינים את המשמעות של זמינות למשמרות או עבודה בסופי שבוע בהתאם לאחוז המשרות הללו בשוק. תיאום ציפיות מוקדם בראיון מונע פרישה פתאומית מיד לאחר תחילת העבודה.

טעויות נפוצות בתהליך הגיוס

סינון מועמדים מחמיר מדי על בסיס ניסיון קודם הוא טעות נפוצה שגורמת לאובדן עובדים מעולים. מאחר שרק מיעוט מהמודעות דורשות ניסיון קודם, הגבלת הדרישות הללו תצמצם את מאגר המועמדים שלכם שלא בצדק. העדיפו תודעת שירות ויחסי אנוש מעולים שאי אפשר ללמד בקורסים מקצועיים.

חוסר פירוט במודעה לגבי שעות העבודה והמשמרות מוביל לפניות רבות מצד מועמדים שאינם מתאימים. אל תסתפקו בכתיבת דרושים כללית אלא ציינו בפירוט האם מדובר במשרה מלאה, חלקית או במשמרות. כך תחסכו זמן יקר בשיחות טלפון עם מועמדים שיגלו בהמשך שאינם יכולים להגיע למשמרות.

הזנחת חוויית המועמד במהלך תהליך המיון פוגעת במוניטין של הארגון שלכם כמעסיק מבוקש. ענו למועמדים בזמן, עדכנו אותם בסטטוס המועמדות שלהם והעניקו משוב מכובד גם למי שאינו מתאים. מעסיקים שמזלזלים בזמן של המועמדים מגלים מהר מאוד שקשה להם לסגור משרות פתוחות.

קליטת עובדים חדשים בשבועות הראשונים

השבועות הראשונים של המזכירות החדשות במרפאה קובעים האם הם יישארו בארגון לאורך זמן. צרפו לכל עובד חדש חונך ותיק שילווה אותו בכל צעד בעבודה מול המערכות הממוחשבות והמטופלים. חונכות צמודה מפחיתה את מפלס החרדה ומאפשרת ללמוד את נהלי המרפאה בצורה בטוחה ויעילה.

העניקו הדרכה מסודרת על מערכות המידע הרפואיות שבהן תשתמשו בעבודה השוטפת בכל יום. אל תצפו מהעובדים לשלוט בכל התוכנות לבד כבר ביום העבודה הראשון במרפאה שלכם. תרגול מעשי לצד אנשי צוות מנוסים יבנה את הביטחון העצמי שלהם מול הקהל הרחב.

קבעו שיחות מעקב קצרות בסוף השבוע הראשון ובסוף החודש הראשון כדי לשמוע מהם על הקשיים. שאלו האם הם זקוקים להשלמת ידע בנושאים מסוימים והציעו אוזן קשבת לכל שאלה מקצועית. עובדים שמרגישים ששומרים עליהם מרגישים שייכות ומתמידים בעבודתם לאורך שנים.

שאלות נפוצות

האם חובה לדרוש ניסיון קודם במזכירות רפואית?

לא, שכן הנתונים מראים שרק מעט מאוד מודעות דורשות זאת כתנאי סף מחייב. אתם יכולים לגייס עובדים בעלי כישורי שירות מעולים ולהכשיר אותם פנימית.

איך מתמודדים עם מחסור במועמדים למשמרות?

פרסמו מודעות ממוקדות שמציעות תנאים מתאימים והגדירו מראש את שעות הפעילות הנדרשות. שיתוף פעולה עם חברות השמה עשוי לעזור לכם להגיע לקהלים חדשים.

האם כדאי לפרסם את היקף המשרה במודעה?

כדאי מאוד לפרסם את מתכונת ההעסקה המדויקת כדי למנוע הגשת מועמדות מיותרת. המועמדים מעדיפים לדעת מראש האם מדובר במשרה מלאה, חלקית או במשמרות.

כמה זמן לוקח בממוצע לאייש משרה כזו?

משך הזמן משתנה בהתאם לאזור הפעילות ולדרישות הספציפיות שהגדרתם למשרה במרפאה. באזורי ביקוש צפופים התחרות גבוהה יותר ולכן נדרש תהליך שיווק משרה אגרסיבי יותר.