מה עושים מזכירות? התפקיד, הכישורים והדרך למקצוע

הכישורים והידע הנדרשים לפי המודעות

המעסיקים בשוק העבודה מחפשים כישורים ספציפיים כדי לוודא שהמועמדות והמועמדים יוכלו להתמודד עם עומס המשימות. ניתוח דרישות המשרות הפתוחות מראה אילו כישורים נמצאים בראש סדר העדיפויות של חברות וארגונים רבים.

• תודעת שירות ויחסי אנוש 51%, יכולת תקשורת בין אישית מעולה ועבודה נעימה מול קהל ושותפים לעבודה.
• אנגלית 41%, שליפה ושימוש בשפה האנגלית להתכתבויות, קריאת מסמכים או מענה ללקוחות בחוץ לארץ.
• אקסל / אופיס 35%, שליטה בתוכנות העבודה הבסיסיות לצורך מעקב, יצירת טבלאות וכתיבת מסמכים.
• ניסיון קודם 28%, דרישה לוותק קודם בתחום האדמיניסטרטיבי או השירותי.
• תואר אקדמי 27%, משרות הדורשות השכלה גבוהה כתנאי סף לקבלה לתפקיד.

סוגי משרות והיקף הששרה בשוק

עולם המזכירות מציע גמישות מסוימת בסוגי ההעסקה, המאפשרת התאמה לצרכים שונים של מחפשי העבודה. נתוני המשרות הפתוחות מציגים את התפלגות היקפי המשרה בשוק העבודה כיום.

• משרה מלאה 77%, החלק הארי של המשרות המוצעות במשק דורש נוכחות מלאה לאורך כל שבוע העבודה.
• משרה חלקית 11%, אפשרות לעבודה בשעות מצומצמות יותר עבור מי שמחפש איזון.
• משרת סטודנט 7%, משרות המותאמות במיוחד לסטודנטים מבחינת ימי ושעות העבודה.
• משמרות 5%, עבודה במתכונת של משמרות, הנפוצה בעיקר במוסדות רפואיים וארגונים נותני שירות מסביב לשעון.

כדאי לציין כי חלק המשרות שמאפשרות עבודה מהבית או היברידית עומד על 3% בלבד, שכן אופי העבודה האדמיניסטרטיבית דורש לרוב נוכחות פיזית במשרד. בנוסף, 9% מהמשרות פתוחות ומתאימות גם למועמדים ללא ניסיון קודם.

היכן מחפשים מזכירות ומי הם המעסיקים

הביקוש למזכירות קיים בכל רחבי הארץ, אך הוא מרוכז בעיקר במרכזי התעסוקה הגדולים ובערים המרכזיות. הערים עם הכי הרבה משרות פתוחות, לפי הסדר, הן תל אביב - יפו, כפר סבא, ירושלים, חיפה, פתח תקווה וראשון לציון.

רשימת המעסיקים הגדולים שמגייסים אנשי אדמיניסטרציה ומזכירות כוללת חברות וארגונים מובילים במשק. בין הגופים הבולטים שמחפשים עובדים בתחום נמנים שירותי בריאות כללית, מנפאואר ישראל, התעשייה האווירית, קבוצת אלקטרה, המרכז הרפואי תל אביב איכילוב וקבוצת שפיר.

מסלול התקדמות ואפשרויות קידום

מקצוע המזכירות מהווה לא פעם שער כניסה לעולם העסקי או הארגוני, ומאפשר להכיר את פעילות החברה לעומק. מזכירות שצברו ניסיון רב, הפגינו יוזמה ויכולות ניהול גבוהות יכולות להתקדם לתפקידים ניהוליים יותר.

מסלול הקידום המקובל כולל מעבר לתפקידי ניהול משרד בכירים, ניהול לשכת מנכ"ל או סמנכ"ל, וניהול פרויקטים אדמיניסטרטיביים רוחביים. בחלק מהארגונים, הניסיון שנרכש במזכירות פותח דלתות גם לתחומים כמו משאבי אנוש, שיווק או רכש, בהתאם לכישורים האישיים של העובדת או העובד.

למי המקצוע מתאים ולמי פחות

המקצוע מתאים לאנשים בעלי יכולת ארגון גבוהה, סבלנות, תשומת לב לפרטים ושליטה טובה ברגשות גם במצבים לחוצים. אם אתם אוהבים סדר, מסוגלים לנהל מספר משימות במקביל ונהנים לעזור לאחרים ולתקשר עם אנשים, תמצאו סיפוק רב בעבודה זו.

מנגד, המקצוע פחות מתאים למי שמעדיף עבודה שקטה לחלוטין ללא הפרעות, מתקשה בעבודה מול קהל או סובל מחוסר סבלנות לפרטים קטנים וטכניים. מי שמעדיף עצמאות מוחלטת ויצירת תוצרים לבד ללא תלות באנשים אחרים עשוי למצוא את השגרה האדמיניסטרטיבית שוחקת.

מבנה השכר והיקפי המשרה בענף

כאשר אתם בוחנים את האפשרויות להשתלב בתפקידי מזכירות, כדאי להכיר את היקפי המשרה המקובלים בשוק העבודה. מנתוני המודעות הפתוחות עולה כי משרה מלאה מהווה 77% מכלל המשרות המוצעות, בעוד שמשרה חלקית תופסת 11%. נתונים אלו מראים כי רוב המעסיקים מחפשים זמינות גבוהה ועבודה בשעות המקובלות במשק.

לצד המשרות המלאות, תוכלו למצוא גם גמישות מסוימת בהתאם לצרכים האישיים שלכם. משרת סטודנט מהווה 7% מהמשרות, ומשמרות שונות מוצעות בשיעור של 5%. בנוסף, ישנם מעסיקים המציעים תנאי עבודה המשלבים נוחות טכנולוגית, כאשר 3% מכלל המשרות מאפשרות עבודה מהבית או מתכונת היברידית.

אפשרויות השתלבות למחפשי עבודה בתחילת הדרך

רבים מתלבטים האם ניתן להיכנס לתחום המזכירות ללא קבלת ניסיון קודם במערכות משרדיות. מנתוני המודעות עולה כי 9% מהמשרות הפתוחות מתאימות גם למועמדים ללא ניסיון קודם. נתון זה מעניק הזדמנות אמיתית לבנות קריראשונה, ללמוד את העבודה תוך כדי תנועה ולהתחיל לצבור את הניסיון הנדרש לשנים הבאות.

מעסיקים רבים במשק פותחים את שעריהם בפני עובדים מתחילים ומציעים הכשרה פנימית לתפקיד. בין הגופים הבולטים שמגייסים עכשיו תמצאו את שירותי בריאות כללית, מנפאואר ישראל, התעשייה האווירית, קבוצת אלקטרה, המרכז הרפואי תל אביב איכילוב וקבוצת שפיר. כניסה דרך חברות וארגונים אלו מאפשרת לכם ליהנות מסביבת עבודה יציבה וממסלולי התפתחות מקצועיים.

הפריסה הגיאוגרפית של משרות המזכירות

הגעתם לשלב שבו אתם מחפשים היכן מרוכזות רוב ההזדמנויות התעסוקתיות בתחום. הערים שבהן תמצאו את הכי הרבה משרות פתוחות, מסודרות לפי סדר יורד מהגבוה לנמוך, הן תל אביב יפו, כפר סבא, ירושלים, חיפה, פתח תקווה וראשון לציון. ריכוז זה מאפשר לכם למצוא משרות קרובות למקום התיאורטי שלכם בלי לבלות שעות ארוכות בדרכים.

מיקום המשרה משפיע ישירות על אופי היום שלכם ועל בחירת אמצעי ההגעה למשרד. אם אתם מתגוררים באחד המרכזים העירוניים הגדולים הללו, תוכלו להגיש מועמדות למגוון רחב של ארגונים ולבחור את ההצעה המתאימה ביותר לתנאים ולשכר שאתם מצפים להם.

שאלות נפוצות

האם אפשר למצוא עבודה במזכירות ללא ניסיון קודם

כן, ישנן משרות שאינן דורשות ניסיון קודם, ומאפשרות להשתלב בתחום ולצבור את הכלים הראשונים בשטח. מעסיקים רבים שמים דגש רב יותר על תודעת שירות ויחסי אנוש מאשר על ותק קודם.

אילו תוכנות מחשב חובה לדעת כדי לעבוד כמזכירות

הדרישה המרכזית במודעות היא שליטה בתוכנות אופיס ובמיוחד באקסל לצורך ניהול נתונים ומסמכים. כמו כן, נדרשת שליטה בסיסית בניהול דואל, מערכות מידע פנים ארגוניות וגלישה באינטרנט.

האם נדרש תואר אקדמי כדי להתחיל לעבוד בתחום

ברוב המשרות אין חובה להחזיק בתואר אקדמי, אך ישנם מעסיקים הדורשים השכלה גבוהה כתנאי סף למשרות אדמיניסטרטיביות בכירות. חשיבות רבה יותר ניתנת לניסיון מעשי, שליטה בשפות וכישורים אישיים.

האם יש אפשרות לעבוד מהבית כמזכירות

האפשרות לעבודה מהבית או במתכונת היברידית קיימת אך היא מצומצמת יחסית במקצוע זה. רוב המשרות דורשות נוכחות פיזית במשרד כדי לספק מענה שוטף ולנהל את הפעילות האדמיניסטרטיבית.