Division Admin & Executive Assistant %28Sales & Marketing%29

תיאור
התפקיד: התפקיד
הינו תמיכה אדמיניסטרטיבית בחטיבת הדיאגנוסטיקה לצוות מכירות, שירות והכספים.
בנוסף, עוזר.ת אישית למנהל החטיבה. וכן, כל סיוע שנדרש במסגרת אדמין החטיבה. 

כתמיכה אדמיניסרטיבית במח%27 שיווק ומכירות: 

¨ סיוע
בהכנת והגשת מכרזים, הכנות והגשות הצעות מחיר וחוזים, עמידה בלוחות זמנים 

¨ מעקב ועדכון רציף של התהליך המכרזי מול הגורמים השונים 

¨ ארגון
כנסים ואירועי חטיבה מא%27-ת%27, מעקב וטיפול בחסויות 

¨ תכנון
ומעקב אחר תקציב השיווק השנתי 

¨ אחריות
על מערכות מידע ודיווח פנים ארגוניות, הכנסת נתונים ולמערכות, הוצאת דו”חות  

כעוזר.ת אישית: 

¨ ניהול
יומן מנהל החטיבה, לרבות קביעת פגישות, ישיבות ונסיעות בארץ ובחו״ל 

¨ עבודה שוטפת
מול מחלקות הארגון לצורך תיאום וביצוע החלטות הנהלת החטיבה 

¨ עבודה מול
ממשקים גלובליים 

¨ תיאום ומעקב
אחר טיסות ומלונות 

¨ שיפור והטמעה
של תהליכים אדמיניסטרטיביים יעילים 

¨ ארגון נסיעות,
לוגיסטיקה ולוחות זמנים מורכבים. 

¨ בניית
מצגות לקראת הרצאות, ישיבות, סיכום ועדכון פרוטוקולים של ישיבות  

¨ תיאומים
והעברת מסרים בין גורמים שונים בארגון 

כתמיכה
אדמיניסרטיבית בהנהלת ועובדי החטיבה: 

¨ ניהול
יומנים נוספים של מנהלי מחלקות 

¨ תמיכה
למנהלי ועובדי החטיבה בהחזרי הוצאות 

¨ פתיחת
ספקים, הזמנות רכש ואישור חשבוניות 

¨ ניהול
תהליך משובי שביעות רצון של לקוחות החטיבה, התנהלות מול הצוות הגלובלי  

¨ אירוח
קולגות מחו”ל ולקוחות  

דרישות המשרה: 

ü ניסיון קודם בתפקיד דומה 

ü אנגלית ברמה גבוהה- חובה
%28התפקיד כולל התנהלות ותקשורת מול גורמים בחו”ל בכתב ובע”פ באופן שוטף%29 

ü ניסיון בעבודה
אדמיניסטרטיבית במחלקת מכירות– יתרון  

ü עד 3 שנות ניסיון בתקשורת
שיווקית – יתרון  

ü היכרות עם מכרזים- יתרון  

ü עבודה בכל תוכנות OFFICE ומערכות ארגוניות נוספות- חובה 

בנוסף:  

¨ תודעת שירות גבוהה- חובה%21%21%21  

¨ יחסי אנוש מעולים ותקשורת בינאישית מצויינת  

¨ ניסיון בעבודה עם גורמים בחו”ל 

¨ יסודיות ויכולת עבודה בצוות  

¨ יכולת התמודדות עם מספר משימות ועבודה תחת לחץ 

¨ יכולת למידה עצמאית  

¨ עמידה בזמנים ואחריות  

¨ אסרטיביות, יוזמה, “ראש גדול” ויכולת תפקוד עצמאית  

ממונה: מנהל חטיבת דיאגנוסטיקה 

שעות עבודה: משרה מלאה + שעות נוספות לפי הצורך 

שפות: עברית, אנגלית –
ברמה גבוהה