איך מגייסים מזכירות: מודעת דרושים, דרישות וראיון

דרישות חובה מול יתרון

במשרות המזכירות הנפוצות, הדרישות החובה כוללות תודעת שירות ויחסי אנוש (54% מהמשרות), אנגלית (41%) ואקסל/אופיס (35%). אלה משקפים את הציפייה למי שמבין את חשיבות התקשורת ומי שיכול לנהל קבצים ומסמכים באופן מקצועי.

דרישות היתרון כוללות ניסיון קודם (27%) ותואר אקדמי (25%). אם המשרה מאפשרת עבודה ללא ניסיון, קחו בחשבון כי 10% מהמשרות מאפשרות את זה. זה יכול לפתוח את הדלת למגוון רחב יותר של מועמדים.

קחו בחשבון גם את סוגי המשרות הפופולריים: 79% משרות מלאות, 10% חלקיות, 7% משרת סטודנט ו-6% משמרות. זהו נתון חשוב לשקול את סוג המשרה שתציעו.

איפה מתחרים על המועמדים

העיר הגדולה ביותר עם מספר המשרות הגבוה הוא תל אביב, יפו, בה יש משרות רבות במגוון תחומים. כפר סבא, ירושלים, חיפה, אשדוד וחולון הן גם ערים עם תחרות גבוהה על מועמדים.

במקומות עבודה מתחרים, מומלץ לבדוק את המודעה של המעסיקים המובילים, מנפאואר ישראל, שירותי בריאות כללית, התעשייה האווירית, קבוצת אלקטרה, המרכז הרפואי תל אביב ואיכילוב, עיריית חולון. ניתוח מודעותיהם יכול לתת השראה לניסוח המודעה שלכם.

תוכלו לשקול גם שימוש ברשתות חברתיות מקצועיות ובאתרים מתמחים לגיוס, כדי להגיע למועמדים שמחפשים עבודה בתחום.

שאלות לראיון

שאלות יסודיות יעזרו להבין את רמת התקשורת והארגון של המועמדת. לדוגמה:

• תארו מצב שבו הייתם צריכים לנהל מספר משימות במקביל. איך זה התנהל?
• איך הייתם מתמודדים עם לקוח חוסר סבלנות?
• ספרו על ניסיון בשימוש באקסל או מערכת ניהול מסמכים.

שאלות על אנגלית: "האם אתם מבצעים שיחות או מכתבים באנגלית?" ו-"באיזו תדירות הייתם משתמשים באנגלית בעבודה." משמשות להערכת רמת השפה.

שאלות נוספות: "האם יש לכם ניסיון בניהול יומן? אם כן, איך אתם מארגנים פגישות?" ו-"איך תטפלו במקרה של חוסר סדר במשרד?"

טעויות בגיוס

אחת הטעויות הנפוצות היא לא להבהיר את ציפיות התפקיד במודעה. חשוב לציין את תחומי האחריות והכישורים הנדרשים מראש.

טעויות נוספות כוללות: מתן תארים או דרישות שאינן הכרחיות, חוסר בחינת התאמת התרבות הארגונית של המועמד, והיעדר תהליך מיון מוקפד של המועמדים.

פגיעה באיכות הגיוס נגרמת גם כשאין תהליך משוב ברור למועמד, כדאי להחזיר הודעה על סיום התהליך ולספק משוב קצר.

קליטה בשבועות הראשונים

הקליטה טובה מתחילה כבר ביום הראשון. הציעו למזכירה הסבר על תהליכי העבודה, את המערכת והכלים בהם תשתמשו.

הקפידו להציג את הצוות, לתת הצצה על פרויקטים ותיאום עם המנהלים. זה יוצר תחושת שייכות מהרגע הראשון.

שבוע ראשון: הדרכת שימוש באקסל, אופיס, מערכת ניהול פגישות. שבוע שני: התמקדות בתהליכי ניהול מסמכים וכתיבת דוחות. שבוע שלישי: הכרות עם לקוחות ותרבות הארגונית. עד סוף החודש, המועמד צריך להיות עצמאי במיומנויות העיקריות.

הצגת תנאי העסקה באופן שקוף

בעת פרסום מודעת דרושים יש לפרט את תנאי ההעסקה בצורה ברורה. ציינו אם המשרה מלאה או חלקית, והדגישו אם קיימת אפשרות עבודה מהבית או היברידית, שכן רק 2% מהמודעות מציינות זאת. מידע על שעות העבודה, משמרות והטבות נוספים מקטין את מספר הפניות הלא מתאימות ומגדיל את תחושת האמינות אצל המועמדים.

הקפידו לציין את שכר הטווח או את האופן שבו הוא נקבע, גם אם אין אפשרות לפרט סכום מדויק. זאת מכיוון שהצגת שכר משקפת רצינות ויכולה למנוע חיפוש ממושך של מועמדים שמחפשים תנאים ספציפיים. בנוסף, ציינו אם יש תוספות כמו קורסי הכשרה, ביטוח בריאות או קופת פנסיה, והאם קיימת אפשרות קידום בתוך הארגון.

שימוש ברשתות חברתיות ובאתרי קהילה מקצועית

הקהל של מזכירות פעיל ברשתות החברתיות ובקבוצות מקצועיות. פרסמו את המודעה גם בפייסבוק, לינקדאין ובקבוצות ייעודיות בטלגרם או וואטסאפ. בנוסף, ניתן לפרסם במקומות שבהם מועמדים מחפשים תעסוקה כגון פורומים של משרדים ועמודי קריירה של אוניברסיטאות.

הדגימו במודעה תמונה של סביבת העבודה והצוות כדי ליצור חיבור רגשי. כאשר המודעה משולבת בתמונות של המשרד בתל אביב - יפו או בחולון, היא משדרת מקצועיות ומזמינה מועמדים מרשויות שונות. שיתוף המודעה על ידי עובדים נוכחיים מגביר את החשיפה ומקנה תחושת אמון.

תהליך קיצור זמן המיון וההתקשרות

הקפידו לבנות תהליך ממוקד שמצמצם שלבים מיותרים. לדוגמה, אפשר לבצע שלב סינון ראשוני באמצעות שאלון מקוון שמודד תודעת שירות, שליטה באקסל ובאנגלית, תחומים שמופיעים ב-54% וב-41% מהמודעות. המועמדים שעומרים בתנאים יעברו ישירות לראיון קצר בטלפון.

הזמינו את המועמדים המתאימים לראיון אישי תוך שבוע מרגע קבלת קורות החיים. כך תאפשרו לחברות כמו מנפאואר ישראל או שירותי בריאות כללית להקטין את משך זמן המלאכה ולהשיג החלטה מהירה. קביעת לוח זמנים ברור למועמדים משפרת את חוויית המועמד ומגבירה את הסיכוי לקבל הצעות עבודה ממוקדות.

שאלות נפוצות

האם צריך ניסיון קודם במזכירות?

למשרות רבות ניתן להתאים מועמדות ללא ניסיון, במיוחד אם יש ניסיון בניהול מסמכים או שירות לקוחות. 10% מהמשרות מאפשרות עבודה ללא ניסיון קודם.

כמה זמן נדרש כדי להכיל את המועמדת?

בדרך כלל, קליטה מוצלחת מתבצעת בתוך שלושה עד ארבעה שבועות. זה מאפשר למזכירה להתמחות בכלים ובמערכות השונות.

האם ניתן להציע עבודה מהבית?

רק 2% מהמשרות מאפשרות עבודה מהבית או היברידית. אם אתם מעוניינים להרחיב את ההצעה, יש לבחון את הצרכים של הארגון.

איך ניתן לשפר את ההתאמה בין המועמד לדרישות המשרה?

שימוש בשאלות ממוקדות בראיון, תהליך מיון מבוסס כישורים וטסט מעשי (למשל, ניהול פגישה וכתיבת תזכיר) יבטיח התאמה טובה יותר.