מזכיר/ת מערך מחסני העירייה

​

תיאור התפקיד:

• ניהול המעטפת האדמיניסטרטיבית והמשרדית של המחסן הלוגיסטי, סנכרון בין צוות המחסן (מנהל מחסן, מחסנאים, נהגים) לבין גורמי פנים וחוץ (ספקים, לקוחות, מחלקת רכש, כספים והנהלת חשבונות), ומעקב אחר תנועות המלאי והתיעוד במערכות הממוחשבות.
• ניהול ממשקים: צוות מחסנאים ונהגים, מחלקת רכש, הנהלת חשבונות, ספקים, חברות הובלה ולקוחות פנים/חוץ-ארגוניים.
• ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף: מענה טלפוני, טיפול בדואר אלקטרוני וניהול התקשורת השוטפת של המחסן, הפקת תעודות משלוח, קבלות, חשבוניות והזמנות עבודה במערכת הממוחשבת, הזרמת נתונים, פתיחת מק"טים ועדכון סטטוס הזמנות במערכת ה-ERP / ניהול המלאי.
• עבודה מול ספקים ולקוחות: תיאום מועדי הגעת משלוחים מספקים ותיאום חלוקה/הפצה ללקוחות או יחידות קצה, מעקב אחר הזמנות פתוחות מול ספקים ווידוא אספקה במועד, טיפול בפניות, תלונות או חסרים מול ספקים ולקוחות (החזרות, ציוד תקול, חסר במשלוח).
• בקרה, מלאי והנהלת חשבונות: התאמה בין תעודות משלוח, הזמנות רכש וחשבוניות ספק לפני העברתן למחלקת כספים/הנהלת חשבונות, השתתפות והזנת נתונים בספירות מלאי תקופתיות, מעקב אחר חריגות במלאי, דיווח על חסרים או בלאי למנהל המחסן.
• תמיכה בצוות התפעולי: סיוע למנהל המחסן בהכנת דוחות פנימיים, סידור ותיוק מסמכים (פיזי ודיגיטלי) של תנועות המלאי, אישורי מסירה ותעודות ספק.
• ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרשו ע"י הממונה.
  
  

דרישות התפקיד:

• 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
• שליטה מלאה בתוכנותoffice  (word, excel, outlook).
• ניסיון של שנה לפחות באדמיניסטרציה (עדיפות לניסיון בסביבה לוגיסטית, תעשייתית או מחסן) – יתרון.
• היכרות עם מערכותERP  כגוןPriority, SAP . מערכותWMS  - יתרון משמעותי.
  
  

דרישות נוספות:

• סדר, ארגון ויסודיות: יכולת מעקב מדויקת אחר פרטים, טפסים ומספרים.
• תקשורת בינאישית מצוינת: תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש טובים ויכולת עבודה מול מגוון גורמים.
• עבודה בסביבה דינמית: יכולת תעדוף משימות, עמידה בלוחות זמנים ועבודה בתנאי לחץ.
• עצמאות וראש גדול: יכולת איתור פתרונות לבעיות שוטפות (עיכובים במשלוחים, פערים בנתונים).
• בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום, התשכ"ז - 1967 העירייה מוגדרת כ"מפעל חיוני" ועל כן במידת הצורך המועמד שייבחר ישובץ למערך החירום העירוני.

היקף המשרה: 100% משרה
כפיפות: מנהל מערך מחסני העירייה
דירוג: מנהלי/ מח"ר, טווח דרגות: 7-9/ 37-39