מנהל/ת מחלקת הגנזך העירוני ואחראי/ת על ניהול רשומות

​

תיאור התפקיד:

קביעת מדיניות הארכיון ומערכת ניהול הרשומות ברשות, יחידות הסמך, התאגידים והחברות העירוניות ויישומה, במטרה ליצור מאגר מידע מהימן ונגיש אודות פעילות הרשות המקומית, פועלה הארגוני ותולדותיה.

• ניהול ארכיב הרשות המקומית ועובדיו.
• קביעת מדיניות הארכיב ומערך ניהול רשומות הנייר והרשומות הדיגיטליות ברשות, ובכלל זה החומר שנדרש לשמירה לצמיתות והחומר השגרתי.
• הכנת תוכניות עבודה שנתית ורב שנתית של הארכיב ובכלל זה התוכנית התקציבית ויישומה.
• ניהול וקידום מקצועי של עובדי הארכיב.
• אחריות לניהול החומר השגרתי של הרשות, ובכלל זה גניזתו וביעורו בכפוף לחוק, לתקנות חוק הארכיונים ולהנחיות ארכיון המדינה.
• גיבוש מדיניות רכישה של חומר ארכיוני הנוצר מחוץ למשרדי הרשות, ניהולה ויישומה.
• גיבוש נהלים לשמירה, שימור וניהול החומר הארכיוני המוגדר לשמירה לצמיתות בארכיון הרשות ובמערכת המחשב שלו.
• גיבוש נהלים להנגשת החומר הארכיוני לציבור הרחב בכפוף לחוק הארכיונים, תקנותיו והנחיותיו, חוקים ייעודיים, ובהלימה עם נהלי ארכיון המדינה.
• הדרכת בעלי התפקידים בעירייה לגבי נוהלי גניזת רשומות.
• ניהול שוטף של תהליכי השאלות רשומות מהארכיב ובקרה על השימוש בהם והחזרתם.
• ביצוע התקשרויות מול חברות וספקים.
• תפעול וריכוז נושא הסריקות בעירייה.
• מתן שירות וסיוע מקצועי לכלל גופי העירייה.
• נציג העירייה בחירום.
• ביצוע מטלות נוספות ככל שיידרשו ע"י הממונה.
  
  

דרישות התפקיד:

השכלה:

• בעל תואר אקדמי שנרכש במוסד המוכר ע"י המל"ג, או שקיבל הכרה מהמחלקה להערכת תארים אקדמיים בחוץ לארץ או הנדסאי או טכנאי רשום בהתאם לסעיף 39 לחוק ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, התשע"ג 2012 או תעודת סמיכות לרבנות ("יורה יורה") לפי אישור הרבנות הראשית לישראל או אישור לימודים בתכנית מלאה בישיבה גבוהה או בכולל, שש שנים לפחות אחרי גיל 18 ומעבר שלוש בחינות לפחות מתוך מכלול הבחינות שמקיימת הרבנות הראשית לישראל (שתיים משלוש הבחינות יהיו בדיני שבת ודיני איסור והיתר).
• בנוסף לכל אחת מתעודות ההשכלה שלעיל: תעודת סיום לימודי ארכיונאות או לימודי מידע ממוסד אקדמי מוכר או תעודת ארכיונאי מורשה/מוסמך (לעניין זה ייחשב גם מי שנמצא לקראת סיום לימודי ארכיונאות במוסד אקדמי מוכר).

קורסים והכשרות מקצועיות:

• המועמד ישתתף במפגשים מקצועיים המתקיימים על ידי ארכיון המדינה ו/או האיגוד הישראלי לארכיונאות ומידע.

ניסיון מקצועי:

• ניסיון של שנה אחת לפחות בעבודה בארכיון.
• עבור מועמדים בעלי תעודת הנדסאי - יידרש ניסיון של שנה בנוסף לאמור לעיל.
• עבור מועמדים בעלי תעודת טכנאי - יידרש ניסיון של שנתיים בנוסף לאמור לעיל.
• ע"פ הנחיות משרד הפנים חובה לצרף אישורי העסקה הרלוונטיים למשרה ממקומות עבודה קודמים (על אישורי העסקה לכלול תאריכי העסקה מלאים, היקפי משרה, פירוט העיסוק בתפקיד וניסיון ניהולי ככל שנדרש).

ניסיון ניהולי:

• ניסיון בניהול צוות עובדים בכפיפות ישירה במשך שנתיים לפחות.   

דרישות נוספות:

• בעל רכב ורישיון נהיגה בתוקף.
• שפות – עברית ואנגלית ברמה גבוהה.
• יישומי מחשב - היכרות עם תוכנות ניהול ארכיון ותוכנות Office.
• היכרות ושימוש בכלים טכנולוגיים ואינטרנט.
• התפקיד דורש רמת מומחיות גבוהה, יכולת הובלת תהליכים, יכולת עבודה תחת לחץ, אחריות, לויאליות ויחסי אנוש מעולים.
• בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום, התשכ"ז - 1967 העירייה מוגדרת כ"מפעל חיוני" ועל כן במידת הצורך המועמד שייבחר ישובץ למערך החירום העירוני.

היקף המשרה: 100% משרה

כפיפות: מנהלת אגף ניהול פרויקטים והתקשרויות.

דירוג: מנהלי/ מח"ר, טווח דרגות: 10-12/ 40-42 או חוזה אישי (בכפוף להחלטת הרשות).

רמת התפקיד: מנהל מחלקה​