מזכיר/ת אגף רישוי בנייה

מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית, ארגונית ותפעולית למנהלת אגף רישוי בנייה וסיוע שוטף לפעילות האגף. התפקיד דורש יכולת עבודה בסביבה דינמית, טכנולוגית ורב-משימתית.

תיאור התפקיד:

• ניהול יומן מורכב של מנהלת האגף כולל תיאום פגישות, ישיבות ודיונים עם גורמים עירוניים וגורמי חוץ.
• מענה טלפוני וקבלת קהל וטיפול בדואר היוצא והנכנס, תוך מתן שירות מקצועי ואדיב.
• טיפול בפניות ציבור במערכת א.ש. בינה.
• טיפול בהזמנות רכש בסיסיות ואישור ההזמנות, מעקב אחר חשבוניות ותקציבים אדמיניסטרטיביים.
• טיפול בוועדה למסירת עבודות והסכמים מול יועצים חיצוניים.
• תיאום ומעקב אחר משימות האגף בהתאם להנחיית מנהלת האגף, כולל ריכוז דרישות.
• אחריות על לוחות זמנים, תזכורות, תיעוד ומערכות ניהול פנימיות.
• ריכוז וטיפול בהשתלמויות, ימי עיון, אירועים, דו"חות נוכחות וחופשות.
• הכנת וריכוז חומרים לישיבות כולל סיכומי ישיבות, דו"חות ומסמכים נלווים.
• ניהול תכתובות רשמיות, כתיבת מכתבים, הפקת מסמכים ותיוק דיגיטלי.
• תיאום מול יחידות העירייה ומול ספקים וגורמי חוץ, תיאום בין גורמים טכנולוגיים לבין גורמים מנהליים.
• ניהול תיעוד ומעקב אחר פרויקטים טכנולוגיים.
• ביצוע מטלות נוספות כפי שיידרשו ע"י הממונה. 

דרישות התפקיד:

השכלה:

• 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
• תואר אקדמי שנרכש במוסד המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה או שקיבל הכרה מהמחלקה להערכת תארים אקדמיים בחו"ל - יתרון.
• ​תעודת מזכירות/ ניהול לשכה/ קורסים בתחום האדמיניסטרציה - יתרון.

ניסיון מקצועי:

• ניסיון של שנתיים לפחות בעבודה אדמיניסטרטיבית, רצוי בארגון גדול או ברשות מקומית - יתרון.

דרישות נוספות:

• ידע ושליטה מלאה ביישומי  Officeועבודה עם מערכות ניהול קריאות, מערכות ERP/CRM עירוניות ומערכות דיגיטליות.
• הבנה בסיסית של מושגים טכנולוגיים (מערכות מידע, תקשוב, תמיכה טכנית).
• יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובע"פ בעברית, ידיעת השפה האנגלית - יתרון.
• יכולת עבודה בסביבה טכנולוגית ובממשקים מרובים.
• סדר וארגון ברמה גבוהה.
• יכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות.
• שירותיות, יחסי אנוש מצוינים ותקשורת בין אישית גבוהה.
• אחריות, יוזמה ויכולת למידה מהירה.
• שמירה על דיסקרטיות במסגרת עבודה עם מידע רגיש ועמידה בנהלי הרשות.
• יכולת עבודה עצמאית לצד עבודת צוות.
• בהתאם לחוק שירות עבודה בשעת חירום, התשכ"ז - 1967 העירייה מוגדרת כ"מפעל חיוני" ועל כן במידת הצורך המועמד שייבחר ישובץ למערך החירום העירוני.